pengertian rapat kerja Rapat kerja adalah hal penting dan harus dilakukan secara rutin demi keberhasilan sebuah tugas. Bahkan mempersiapkan rapat kerja agar efektif dan efisien juga sama pentingnya dalam sebuah rapat. Sebab rapat yang terlalu lama tanpa solusi yang jelas, hanya akan membuat para pesertanya terbebani. by ahmad eko isyhar ( 11410276 )
landasan sebuah rapat kerja biar efektif : 1. Menggunakan waktu secukupnya dalam membuat keputusan. 2. Hanya membicarakan hal-hal yang telah diagendakan. 3. Menekankan objektifitas dan hasil yang diharapkan. by :Awal nurshodik
cara-cara yang efektif agar rapat kerja bisa berjalan dengan lancar : 1. Agenda Rapat Tidak mungkin terjadi suatu rapat yang efektif, jika rapat dilakukan tanpa agenda yang jelas. Buat suatu agenda yang jelas dan mampu menghasilkan solusi yang tepat. Bukan hanya sketsa, tetapi juga deskripsi dari apa yang akan dibicarakan. Sehingga mereka tahu hasil apa yang ingin didapat. Peserta yang melakukan presentasi harus menyiapkan semua bahan dengan lengkap agar dapat menyelesaikan presentasinya sesuai waktu yang telah ditentukan. Agar lebih jelas, berikan lembaran agenda pada setiap peserta rapat. Tentu saja agenda yang ditulis secara detail, bukan hanya berisi tema, karena hal ini sangat rentan melenceng. Agenda rapat sebaikanya hanya berisi permasalahan yang memang tengah dialami saja. Sebab kebanyakan rapat, bukan hanya membahas hal yang bermasalah, bahkan yang tidak bermasalah juga dibicarakan. Sehingga, orang yang tidak bermasalah pun terpaksa harus bebicara di dalam rapat. 2. Komunikasi Komunikasikan agenda rapat dengan cara membaginya terlebih dahulu. Sehingga peserta rapat dapat mempersiapkan materi tentang topik yang akan dibahas di dalam rapat.
3. Jadwal Rapat Jadwal yang baku akan membantu para manajer mendapat laporan secara tepat waktu dan mendisplinkan para karyawan untuk menghadiri rapat.
4. Perhatikan Situasi Beberapa manajer mampu membuat rapat menjadi efektif dan efisien, tetapi juga ada manajer yang memaksakan keputusannya pada peserta rapat agar rapat bisa cepat selesai. Rapat yang efektif bukan dilihat dari waktu pelaksanaan yang singkat, tetapi bagaimana kita mempu mempertemukan pendapat yang berbeda dengan situasi yang nyaman dan kondusif.
5. Pengambilan Suara Pengambilan suara merupakan cara tersingkat untuk mendapatkan keputusan. Pengambilan suara dapat diambil bila diskusi yang terjadi tidak memperlihatkan gambaran keputusan yang terang dan tidak ada mayoritas mutlak. Sebelum melakukan proses pengambilan keputusan, voting akan lebih mempercepat pengambilan keputusan, sehingga mereka harus siap menerima apapun keputusannya.
6. Batasi Masalah Diskusi Para pakar menyarankan untuk membahas permasalahan berbeda di rapat yang berbeda pula. Saat membuka rapat, jelaskan bahwa mereka hanya akan membahas permasalahan tertentu. Topik yang memerlukan diskusi, dilakukan pada rapat yang khusus mendiskusikan masalah tersebut. Untuk mendapat keputusan, maka diperlukan rapat khusus pengambilan suara. Pembatasan ini memberikan anggotanya untuk lebih siap dalam mencari solusi dan menetapkan pilihan di luar rapat, sehingga hasil yang didapat pun memuaskan. Dan rapat pun telah berjalan secara efektif dan efisien. by :Reni apriliani
tugas dan wewenang pemimpin rapat : 1. Bertanggung jawab atas kelancaran jalannya rapat kerja dan pengambilan keputusan.
2. Bertugas membuka rapat kerja, menskors, membuka kembali, menutup rapat kerja dengan
berpedoman pada jadwal acara dan tata tertib sidang.
3. Bersikap arif dan bijaksana, serta memberi kesempatan secara adil kepada peserta dalam mengemukakan pendapat.
4. Menjaga tata tertib, mengatur giliran bicara, memperingatkan, menegur, dan/atau menghentikan pembicara yang menyimpang dari topik bahasan.
5. Mengupayakan tercapainya mufakat dalam pengambilan keputusan, dan bila perlu, dapat melakukan skorsing dan lobbying untuk mencari titik temu dalam memecahkan masalah, sebelum dilakukan penetapan.
6. Dalam hal terjadi perbedaan persepsi, Pimpinan Rapat dapat meminta penjelasan Dewan Pengurus. by : Lia mayasari
Rapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung pada segi peninjauannya. Menurut tujuannya, rapat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu: a.Rapat Penjelasan adalah rapat yang bertujuan memberikan penjelasan kepada para peserta. Dalam rapat penjelasan, seorang pemimpin rapat memberikan penjelasan kepada para peserta rapat. b.Rapat Pemecahan merupakan rapat yang bertujuan mencari pemecahan suatu masalah. Pada rapat pemecahan masalah, peran peserta rapat sangat besar untuk memberikan masukan berupa saran atau pendapat yang akan disimpulkan bersama yang merupakan jalan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi. c.Rapat Perundingan adalah rapat yang bertujuan menghindari adanya suatu perselisihan.
Rapat menurut sifatnya dibedakan menjadi 4, antara lain: (a) Rapat resmi (formal meeting) Rapat resmi adalah rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat. Peserta rapat akan mendapatkan pemberitahuan terlebih dahulu yang biasanya dilengkapi dengan agenda rapat. (b)Rapat tidak resmi (informal meeting) Rapat tidak resmi adalah rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal. Rapat tidak memerlukan persiapan istimewa dan rapat ini mendiskusikan suatu hal yang terjadi tiba-tiba. (c)Rapat terbuka Rapat terbuka adalah rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota dan materi yang dibahas tidak merupakan masalah yang bersifat tidak rahasia. (d)Rapat tertutup Rapat tertutup adalah rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah-masalah yang masih bersifat rahasia.
Menurut jangka waktunya, rapat dibedakan menjadi sebagi berikut : 1.Rapat mingguan Rapat mingguan adalah rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rutin. 2.Rapat bulanan Rapat bulanan adalah rapat yang diadakan setiap bulan sekali dan membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu. 3.Rapat semesteran Rapat semesteran adalah rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan ke depan. 4.Rapat tahunan Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan setahun sekali.
Menurut frekuensinya, rapat dibedakan menjadi sebagai berikut :
1.Rapat rutin Rapat rutin adalah rapat yang sudah ditentukan waktunya. 2.Rapat insidentil Rapat insidentil adalah rapat tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan harus diseleseikan bersama.
Menurut saluran hubungan dalam organisasi, rapat dibedakan menjadi dua macam yaitu: A.Rapat Vertikal, yaitu rapat antara pimpinan dengan para bawahan dalam rangka pemberian informasi tentang berbagai peraturan atau kebijakan pemimpin, atau dalam rangka pengambilan keputusan. Dalam rapat ini para bawahan diberi kesempatan untuk memberikan saran-saran sehingga dengan demikian pimpinan dapat memberikan motivasi kepada para bawahan untuk berpikir secara kreatif. B.Rapat Horizontal, yaitu rapat yang berlangsung antara pejabat atau pegawai yang setingkat. Rapat ini diselenggarakan terutama dalam rangka untuk mendapatkan koordinasi dan kerjasama di antara unit yang ada dalam organisasi untuk menghindari adanya duplikasi pekerjaan dan adanya ingkar tanggung jawab dari masing-masing pejabat dalam pelaksanaan tugas.
Berdasarkan pelaksanaannya, rapat kerja dibedakan menjadi dua macam antara lain: A.Rapat kerja Terpimpin, yaitu rapat dimana pimpinan rapat memegang peran utama dalam pengambilan keputusan. Rapat kerja pimpinan juga dapat berlangsung dalam rangka pemberian penjelasan tentang peraturan atau petunjuk agar dalam pelaksanaannya dapat berlangsung secara serentak dan seragam. B.Rapat kerja terbuka, yaitu lawan dari rapat kerja terpimpin, dimana pimpinan tidak memegang peranan utama dan para peserta diberi kesempatan untuk memberikan saran-saran positif yang dimilikinya. Rapat semacam ini diselenggarakan untuk mendapatkan sumbangan pikiran.
HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM PENYELENGGARAAN RAPAT
Dalam suatu kegiatan perkantoran, mungkin Anda akan diminta oleh atasan buat menyiapkan sebuah rapat dinas. Untuk itu, hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan rapat sebagai berikut:
1. Melihat Tujuan Rapat Perhatikan tujuan atau agenda penyelenggaraan suatu rapat (misal : untuk memecahkan masalah, membuat sebuah keputusan, atau mengumpulkan informasi). Jika belum jelas tanyakan hal tersebut pada pimpinan Anda. Jangan ragu untuk bertanya karena kegiatan pertama ini merupakan kunci bagi langkah penyiapan rapat berikutnya.
2. Mempersiapkan Peserta Rapat Persiapkan konsep surat undangan dengan baik. Periksa dan pertimbangkan lagi daftar orang-orang yang harus diundang dalam rapat, dengan dasar besar kecilnya kontribusi mereka terhadap agenda rapat. Konsultasikan dengan atasan Anda tentang daftar undangan rapat tersebut, utamanya dalam hal mana yang harusnya perlu atau tidak perlu diundang. Mintalah petunjuk pada atasan tentang siapa yang nantinya akan memimpin jalannya rapat, menjadi moderator (jika diperlukan), serta menjadi notulen rapat. Sehari sebelum pelaksanaan rapat, pastikan kehadiran orang-orang yang diundang dalam kegiatan rapat dinas. Jika tidak bisa hadir, minta mereka dapat mewakilkannya pada orang yang kompeten terhadap masalah yang hendak dibahas.
3. Mempersiapkan Ruangan Salah satu dari sekian banyak hal yang harus dilakukan dalam rapat adalah mempersiapkan ruangan di mana rapat akan diselenggarakan. Hal ini harus dilakukan sebelum rapat diselenggarakan dan sebelum undangan dikirim keluar kepada para anggota. Ruangan sebaiknya dipilih yang nyaman dan sesuaikan dengan jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat. Kalau melibatkan instansi diluar kantor, check lagi jumlah orang yang akan hadir pada rapat yang hendak diselenggarakan karena akan mempengaruhi jumlah meja kursi yang harus disiapkan sekaligus jumlah snack atau makanan yang hendak disediakan. Atur pula tata letak meja dan kursi sesuai dengan keperluan rapat.
4. Membuat Daftar Acara Apabila hal yang akan dibicarakan dalam pertemuan yang akan deselenggarakan telah ada, maka acara di dalam suatu pertemuan harus dibuat dan disusun secara sistematis, dengan cara membuat suatu pokok-pokok acara dalam garis besar. Tunjuk orang-orang yang akan duduk sebagai moderator (bila perlu) serta notulen rapat. Rancang acara rapat itu sesingkat mungkin dan kalau bisa sebelum makan siang rapat sudah bisa diakhiri untuk menghemat biaya rapat.
5. Mempersiapkan Bahan Rapat Bersamaan waktu dengan mempersiapkan undangan kepada para peserta rapat, maka Anda harus juga mempersiapkan bahan yang dipergunakan dalam rapat atau pertemuan dimaksud. Bahan-bahan itu dapat berupa acara atau agenda rapat pada waktu itu, hasil rapat yang lalu, kertas-kertas kerja dari para peserta yang akan dibahas, dll. Sebaiknya bahan-bahan rapat itu sudah Anda fotocopy sejumlah peserta dan sudah siap sehari sebelum pelaksanaan rapat. Kegiatan terakhir ini penting guna memfokuskan peserta dalam kegiatan rapat yang sedang berlangsung. (Dan saya melihat hal ini sering terlupakan oleh penyelenggara rapat dinas, yakni lupa memperbanyak bahan-bahan sejumlah peserta rapat.)
6. Mempersiapkan Peralatan Rapat Di dalam penyelenggaraan suatu pertemuan biasanya dibutuhkan alat-alat yang diperlukan untuk tulis menulis. Anda harus membuat suatu daftar keperluan untuk memenuhi kebutuhan ini. Alat-alat yang biasanya diperlukan dalam hal ini adalah papan tulis, spidol, Flip-chart, Overhead projector atau slide projector, LCD, Tape Recorder untuk merekam jalannya rapat (jika perlu), alat-alat kelengkapan menulis seperti misalnya jepit kertas, klip kertas, perfurator, stapler dengan isinya, gunting, cutter, peruncing pensil, dan lain-lain. Segala sesuatu peralatan tersebut di atas harus telah dipersiapkan oleh Anda dan telah tersedia pada waktu rapat dimulai.
7. Mengirimkan Hasil Rapat Setelah rapat selesai, maka Anda dapat meminta catatan rapat dari notulen serta mengirimkan hasil rapat berupa notulen tersebut setelah diketik secara rapi dan ditandatangani oleh notulen dan diketahui pimpinan Anda. Untuk hal tertentu hasil rapat dapat diberitahukan melalui pesawat telepon kepada anggota rapat.
8. Melakukan Pekerjaan-pekerjaan Tindak Lanjut Pekerjaan-pekerjaan yang termasuk dalam tindak lanjut dari suatu rapat biasanya antara lain apabila rapat yang diselenggarakan merupakan rapat yang bersifat periodik, maka Anda dapat mengikutsertakan lembaran atau slip yang meminta keterangan dari para anggota mengenai bisa atau tidaknya ia menghadiri pertemuan yang akan datang. Dari jawaban slip ini, Anda harus telah membuat daftar dari para peserta yang akan menghadiri pertemuan yang akan datang.
syarat rapat kerja : Rapat akan menghasilkan tujuan yang diharapkan, jika pelaksanaannya memenuhi syarat-syarat sebagai berikut : (1) Suasana terbuka Suasana rapat yang terbuka berarti setiap peserta rapat siap untuk menerima informasi dari siapa pun. Hindari sikap saling mencurigai atau berprasangka negatif diantara sesama peserta rapat. Suasana rapat yang terbuka akan membangkitkan rasa kekeluargaan dan kerja sama yang tinggi diantara para peserta rapat. (2) Tidak ada monopoli Dalam suatu rapat, monopoli pembicaraan oleh seorang peserta rapat atau oleh pimpinan rapat harus dihindari. Hal ini akan menghambat jalannya rapat karena rapat menjadi kaku dan peserta rapat menjadi pasif (tidak berpartisipasi). Dalam rapat semua pihak yang terlibat mempunyai hak yang sama dalam mengeluarkan pendapat. (3) Partisipasi aktif dari peserta rapat Rapat yang baik apabila para peserta rapat turut aktif dalam memecahkan permasalahan yang dibahas dalam rapat. Peserta rapat hendaknya menjadi pendengar yang baik saat diberikan penjelasan-penjelasan dan harus dapat memberikan sumbangan saran atau pendapat yang positif saat kegiatan tanya jawab atau diskusi. (4) Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan. Pimpinan rapat harus dapat memberikan bimbingan kepada seluruh peserta rapat agar mau berperan aktif dalam pelaksanaan rapat. Seorang pemimpin rapat juga harus dapat memonitori jalannya rapat sehingga pembahasan tidak menyimpang dari tujuan rapat. (5) Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi Dalam sebuah rapat terjadi perdebatan adalah hal yag biasa, namun jika perdebatan menjadi berkepanjangan dan tidak berdasarkan argumentasi yang benar akan mengakibatkan suasana rapat menjadi panas dan tegang, dan akhirnya rapat akan dimonopoli oleh peserta yang saling berdebat. Oleh karena itu hindari perdebatan yang berkepanjangan. Perdebatan hendaknya berdasarkan alasan-alasan yang kuat atas dasar fakta bukan emosi. (6) Pertanyaan singkat dan jelas Pertanyaan–pertanyaan yang diajukan dalam rapat hendaknya cukup singkat, padat, dan jelas sehingga mudah dimengerti oleh seluruh peserta rapat. Pertanyaan yang berliku-liku atau bertele-tele akan membuat pertanyaan menjadi tidak jelas dan cukup menyita waktu. Padahal dalam rapat, waktu sangat berharga sekali. (7) Disiplin waktu Membiasakan pelaksanaan rapat sesuai waktu yang telah ditentukan akan membuat para peserta rapat menjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat menjadi lebih tertib.
Fungsi peserta rapat : Peserta rapat juga harus mengetahui dan memahami fungsinya, sehingga rapat dapat berjalan dengan baik. Fungsi peserta rapat adalah sebagai berikut : 1. Sebagai penyumbang pendapat Umumnya suatu rapat diadakan untuk memecahkan permasalahan yang sedang dihadapi. Peserta rapat harus dapat menyumbang pendapat/ide agar masalah yang dihadapi dapat diselesaikan secara bersama-sama. Semakin peserta rapat yang menyumbangkan pendapatnya, maka semakin banyak masukan yang didapat untuk menyelesaikan masalah. 2. Sebagai penyumbang data Pendapat yang disampaikan oleh peserta rapat haruslah berdasarkan data-data yang benar dan rasional. Sebagai penyumbang data, peranan peserta rapat sangat penting dalam membantu pimpinan rapat untuk menentukan langkah-langkah yang diambil dalam menyelesaikan masalah-masalah yang dibahas dalam rapat. 3. Sebagai perumus kesimpulan Semua saran, pendapat, ide dan gagasan dari seluruh peserta rapat tentu perlu dipertimbangkan dan didiskusikan bersama-sama, agar menghasilkan kesimpulan yang diharapkan oleh semua pihak. Oleh karena itu, setiap peserta rapat harus ikut berperan aktif dalam rumusan kesimpulan. 4. Sebagai pembantu pimpinan Setiap peserta rapat harus mampu membantu pimpinan rapat, agar dapat menjalankan rapat dengan baik dan diperoleh keputusan rapat yang memuaskan semua pihak. Peserta rapat dapat memberikan informasi sebanyak-banyaknya yang dapat membantu pimpinan rapat dalam pengambilan keputusan. 5. Sebagai penerima hasil keputusan Dengan diadakannya suatu rapat diharapkan dapat diacpai suatu kesimpulan/keputusan yang merupakan hasil kesepakatan bersama dari peserta rapat, terhadap suatu permasalahan yang dihadapi. Oleh karena itu, hasil keputusan ini harus diterima dan dijalankan oleh seluruh peserta rapat dengan senang hati, walaupun mungkin saja itu bukan merupakan saran/pendapatnya.
Teknik Bertanya dalam rapat : 1. Pertanyaan umum Pertanyaan umum diajukan untuk mengaktifkan seluruh pesertarapat. Semua siajak serta untuk berpikir mencari jawaban dari pertanyaan yang bersifat umum. Contohnya: Menurut pendapat Saudara-saudara, bagaimana cara promosi yang efektif? 2. Pertanyaan langsung Pertanyaan langsung biasanya dilakukan oelh pemimpin rapat. Pertanyaan langsung diajukan dengan tujuan untuk memberikan motivasi atau dorongan kepada peserta rapat agar aktif dalam rapat. Pertanyaan langsung berguna untuk menghentikan percakapan pribadi antar peserta rapat. Selain itu tuja berguna untuk meningkatkan rasa percaya diri peserta rapat yang dapat menjawab pertanyaan tesebut. Contohnya: Saudara Roni, menurut pendapat anda bagaimana cara promosi yang efektif?
3. Pertanyaan tidak langsung/dioperkan Pada saat ada yang bertanya, pertanyaannya dialihkan atau dipindahkan kepada peserta lainnya yang diperkirakan dapat menjawab atau agar jawabannya dipikirkan bersama oleh forum rapat. Contohnya: Saudari Tini, tadi saudari Ani menanyakan perihal mengenai open management. Apakah Sadari tahu mengenai itu? 4. Pertanyaan terbuka Dalam pertanyaan ini, jenis pertanyaan ini diajukan terbuka, yang diungkapkan dalam kata-kata yang bersifat umum. Jawaban dari pertanyaan terbuka dapat bervariasi atau bermacam-macam. Biasanya kalimat tanya diawali dengan kata tanya: apa, bagaimana, mengapa, bilamana, siapa, kapan. Contoh: Siapakah yang akan mengepalai divisi ini? 5. Pertanyaan mengembalikan Yang dimaksud dengan pertanyaan mengembalikan adalah pertanyaan dibalikkan kepada orang yang bertanya atau pertanyaan dijawab dengan pertanyaan lagi. Pertanyaan dari peserta rapat dikembalikan kepada peserta rapat yang bertanya atau ditanyakan lagi kepada peserta rapat yang lain, sehingga peserta rapat yang lain ikut aktif memikirkan jawabannya. Pertanyaan yang dikembalikan kepada peserta rapat berguna untuk memberikan dorongan kepada peserta rapat untuk aktif, kreatif, dan mengembangkan pola cara berpikir yang rasional serta menghindari dialog langsung antara pemimpin rapat dengan seorang peserta rapat. Contohnya: Saudara A bertanya kepada pemimpin rapat, saudara ketua mengapa promosi tidak dilakukan secepatnya dalam kurun waktu 1 bulan ini? Dijawab oleh pemimpin rapat, menurut saudara A sendiri mengapa promosi tidak kita lakukan pada bulan ini? 6. Pertanyaan faktual Pertanyaan yang diajukan dengan tujuan untuk memperoleh fakta atau keterangan lain yang sesuai dengan kenyataan.
tipe-tipe peserta rapat : Peserta rapat memegang peranan penting untuk mencapai keberhasilan dari kegiatan rapat. Seorang pemimpin rapat hendaknya mengetahui dan memahami tipe-tipe para peserta rapatnya, sehingga mudah untuk memimpin rpat. Tipe-tipe peserta rapat adalah sebagai berikut : 1) Tipe pemberi informasi Peserta rapat dengan tipe pemberi informasi memiliki ilmu pengetahuan dan wawasan yang sangat luas dan ingatan yang sangat kuat terhadap sesuatu, sehingga sering dijuluki dengan kamus berjalan. Para peserta rapat yang mengalami kesulitan untuk memahami materi pembahasan dalam rapat dapat meminta penjelasan dari peserta rapat yang mempunyai tipe ini. 2) Tipe pemberi semangat Peserta rapat dengan tipe pemberi semangat memiliki kamauan dan kemampuan kerja yang tinggi, sehingga mampu menggerakkan orang lain. Peserta rapat yang mempunyai tipe ini biasanya memiliki moral dan disiplin kerja yang tinggi sehingga orangnya cukup berwibawa dan disegani oleh siapa saja.
3) Tipe inisiatif Peserta rapat dengan tipe inisiatif biasanya akan muncul pada saat pelaksanaan rapat menemui kemacetan atau kebuntuan karena kurangnya atau tidak adanya data-data yang jelas untuk menyeleseikan masalah yang dibahas. Pada saat demikian, peserta rapat bertipe inisiatif akan memberi jalan keluar untuk penyelesian yang akan dihadapi. 4) Tipe pemersatu Peserta rapat dengan tipe pemersatu akan selalu mengusahakan persatuan dan kesatuan jika terjadi perbedaan pendapat di antara para peserta rapat, sehingga sering disebut sebagai juru damai. Peserta rapat yang mempunyai tipe pemersatu biasanya memiliki sifat-sifat penuh pengertian, sabar, toleransi yang tinggi dan berjiwa besar. 5) Tipe penyerang Peserta rapat dengan tipe penyerang biasanya selalu menentang pendapat atau tidak setuju dengan pendapat peserta lain. Peserta rapat tipe ini gemar menyerang atau menyalahkan pendapat orang lain, sehingga memancing timbulya perdebatan yang panjang dan dapat menimbulkan perpecahan dalam kelompok. Dalam hal ini, seorang pemimpin rapat hendaknya cepat untuk mengambil tindakan agar tidak menimbulkan masalah baru. 6) Tipe perantara Peserta rapat dengan tipe perantara biasanya akan bertindak sebagai perantara atau penjembatani antara orang/kelompok yang berbeda. Peserta rapat tipe ini membantu memperjelas pendapat peserta rapat lain yang belum jelas, sehingga seluruh peserta menjadi jelas. Tipe peserta ini hampir sama dengan tipe pemersatu yang selalu menginginkan persatuan dan kesatuan dalam pelaksanaan rapat. Peserta rapat dengan tipe ini biasanya pandai bergaul, dapat dipercaya dan memiliki wibawa diantara lainnya. 7) Tipe pendengar Peserta rapat dengan tipe pendengar biasanya bersifat pasif. Peserta rapat tipe ini hanya berperan sebagai pendengar yang baik. Ia hanya mendengarkan informasi-informasi yang disampaikan oleh pemimpin rapat atau peserta rapat lainnya. Ia tidak suka mengeluarkan pendapat, kritik atau saran dan lebih bersifat pendiam. By : novika Dwi R
Fungsi Rapat : Fungsi penyelenggaraan suatu rapat, yaitu sebagai berikut : · Untuk memecahkan masalah. · Untuk menyampaikan informasi. · Sebagai forum demokrasi, diharapkan peserta rapat berpartisipasi pada masalah-masalah yang dikemukakan. · Sebagai alat koordinasi yang baik anatara peserta rapat (karyawan) dengan perusahaan/organisasi. · Sebagai sarana bernegosiasi. · Ketentuan hukum.Fungsi penyelenggaraan suatu rapat, yaitu sebagai berikut : · Untuk memecahkan masalah. · Untuk menyampaikan informasi. · Sebagai forum demokrasi, diharapkan peserta rapat berpartisipasi pada masalah-masalah yang dikemukakan. · Sebagai alat koordinasi yang baik anatara peserta rapat (karyawan) dengan perusahaan/organisasi. · Sebagai sarana bernegosiasi. · Ketentuan hukum.Fungsi penyelenggaraan suatu rapat, yaitu sebagai berikut : · Untuk memecahkan masalah. · Untuk menyampaikan informasi. · Sebagai forum demokrasi, diharapkan peserta rapat berpartisipasi pada masalah-masalah yang dikemukakan. · Sebagai alat koordinasi yang baik anatara peserta rapat (karyawan) dengan perusahaan/organisasi. · Sebagai sarana bernegosiasi. · Ketentuan hukum.Fungsi penyelenggaraan suatu rapat, yaitu sebagai berikut : · Untuk memecahkan masalah. · Untuk menyampaikan informasi. · Sebagai forum demokrasi, diharapkan peserta rapat berpartisipasi pada masalah-masalah yang dikemukakan. · Sebagai alat koordinasi yang baik anatara peserta rapat (karyawan) dengan perusahaan/organisasi. · Sebagai sarana bernegosiasi. · Ketentuan hukum.Fungsi penyelenggaraan suatu rapat, yaitu sebagai berikut : · Untuk memecahkan masalah. · Untuk menyampaikan informasi. · Sebagai forum demokrasi, diharapkan peserta rapat berpartisipasi pada masalah-masalah yang dikemukakan. · Sebagai alat koordinasi yang baik anatara peserta rapat (karyawan) dengan perusahaan/organisasi. · Sebagai sarana bernegosiasi. · Ketentuan hukum.
pengertian rapat kerja
ReplyDeleteRapat kerja adalah hal penting dan harus dilakukan secara rutin demi keberhasilan sebuah tugas. Bahkan mempersiapkan rapat kerja agar efektif dan efisien juga sama pentingnya dalam sebuah rapat. Sebab rapat yang terlalu lama tanpa solusi yang jelas, hanya akan membuat para pesertanya terbebani.
by ahmad eko isyhar ( 11410276 )
landasan sebuah rapat kerja biar efektif :
ReplyDelete1. Menggunakan waktu secukupnya dalam membuat keputusan.
2. Hanya membicarakan hal-hal yang telah diagendakan.
3. Menekankan objektifitas dan hasil yang diharapkan.
by :Awal nurshodik
cara-cara yang efektif agar rapat kerja bisa berjalan dengan lancar :
ReplyDelete1. Agenda Rapat
Tidak mungkin terjadi suatu rapat yang efektif, jika rapat dilakukan tanpa agenda yang jelas. Buat suatu agenda yang jelas dan mampu menghasilkan solusi yang tepat. Bukan hanya sketsa, tetapi juga deskripsi dari apa yang akan dibicarakan. Sehingga mereka tahu hasil apa yang ingin didapat.
Peserta yang melakukan presentasi harus menyiapkan semua bahan dengan lengkap agar dapat menyelesaikan presentasinya sesuai waktu yang telah ditentukan. Agar lebih jelas, berikan lembaran agenda pada setiap peserta rapat. Tentu saja agenda yang ditulis secara detail, bukan hanya berisi tema, karena hal ini sangat rentan melenceng.
Agenda rapat sebaikanya hanya berisi permasalahan yang memang tengah dialami saja. Sebab kebanyakan rapat, bukan hanya membahas hal yang bermasalah, bahkan yang tidak bermasalah juga dibicarakan. Sehingga, orang yang tidak bermasalah pun terpaksa harus bebicara di dalam rapat.
2. Komunikasi
Komunikasikan agenda rapat dengan cara membaginya terlebih dahulu. Sehingga peserta rapat dapat mempersiapkan materi tentang topik yang akan dibahas di dalam rapat.
3. Jadwal Rapat
Jadwal yang baku akan membantu para manajer mendapat laporan secara tepat waktu dan mendisplinkan para karyawan untuk menghadiri rapat.
4. Perhatikan Situasi
Beberapa manajer mampu membuat rapat menjadi efektif dan efisien, tetapi juga ada manajer yang memaksakan keputusannya pada peserta rapat agar rapat bisa cepat selesai. Rapat yang efektif bukan dilihat dari waktu pelaksanaan yang singkat, tetapi bagaimana kita mempu mempertemukan pendapat yang berbeda dengan situasi yang nyaman dan kondusif.
5. Pengambilan Suara
Pengambilan suara merupakan cara tersingkat untuk mendapatkan keputusan. Pengambilan suara dapat diambil bila diskusi yang terjadi tidak memperlihatkan gambaran keputusan yang terang dan tidak ada mayoritas mutlak. Sebelum melakukan proses pengambilan keputusan, voting akan lebih mempercepat pengambilan keputusan, sehingga mereka harus siap menerima apapun keputusannya.
6. Batasi Masalah Diskusi
Para pakar menyarankan untuk membahas permasalahan berbeda di rapat yang berbeda pula. Saat membuka rapat, jelaskan bahwa mereka hanya akan membahas permasalahan tertentu. Topik yang memerlukan diskusi, dilakukan pada rapat yang khusus mendiskusikan masalah tersebut.
Untuk mendapat keputusan, maka diperlukan rapat khusus pengambilan suara. Pembatasan ini memberikan anggotanya untuk lebih siap dalam mencari solusi dan menetapkan pilihan di luar rapat, sehingga hasil yang didapat pun memuaskan. Dan rapat pun telah berjalan secara efektif dan efisien.
by :Reni apriliani
tugas dan wewenang pemimpin rapat :
ReplyDelete1. Bertanggung jawab atas kelancaran jalannya rapat kerja dan pengambilan keputusan.
2. Bertugas membuka rapat kerja, menskors, membuka kembali, menutup rapat kerja dengan
berpedoman pada jadwal acara dan tata tertib sidang.
3. Bersikap arif dan bijaksana, serta memberi kesempatan secara adil kepada peserta dalam mengemukakan pendapat.
4. Menjaga tata tertib, mengatur giliran bicara, memperingatkan, menegur, dan/atau menghentikan pembicara yang menyimpang dari topik bahasan.
5. Mengupayakan tercapainya mufakat dalam pengambilan keputusan, dan bila perlu, dapat melakukan skorsing dan lobbying untuk mencari titik temu dalam memecahkan masalah, sebelum dilakukan penetapan.
6. Dalam hal terjadi perbedaan persepsi, Pimpinan Rapat dapat meminta penjelasan Dewan Pengurus.
by : Lia mayasari
Macam - macam Rapat
ReplyDeleteRapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung pada segi peninjauannya. Menurut tujuannya, rapat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu:
a.Rapat Penjelasan adalah rapat yang bertujuan memberikan penjelasan kepada para peserta. Dalam rapat penjelasan, seorang pemimpin rapat memberikan penjelasan kepada para peserta rapat.
b.Rapat Pemecahan merupakan rapat yang bertujuan mencari pemecahan suatu masalah. Pada rapat pemecahan masalah, peran peserta rapat sangat besar untuk memberikan masukan berupa saran atau pendapat yang akan disimpulkan bersama yang merupakan jalan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.
c.Rapat Perundingan adalah rapat yang bertujuan menghindari adanya suatu perselisihan.
Rapat menurut sifatnya dibedakan menjadi 4, antara lain:
(a) Rapat resmi (formal meeting)
Rapat resmi adalah rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat. Peserta rapat akan mendapatkan pemberitahuan terlebih dahulu yang biasanya dilengkapi dengan agenda rapat.
(b)Rapat tidak resmi (informal meeting)
Rapat tidak resmi adalah rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal. Rapat tidak memerlukan persiapan istimewa dan rapat ini mendiskusikan suatu hal yang terjadi tiba-tiba.
(c)Rapat terbuka
Rapat terbuka adalah rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota dan materi yang dibahas tidak merupakan masalah yang bersifat tidak rahasia.
(d)Rapat tertutup
Rapat tertutup adalah rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah-masalah yang masih bersifat rahasia.
by : ahmad eko isyhar (11410276)
Menurut jangka waktunya, rapat dibedakan menjadi sebagi berikut :
ReplyDelete1.Rapat mingguan
Rapat mingguan adalah rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rutin.
2.Rapat bulanan
Rapat bulanan adalah rapat yang diadakan setiap bulan sekali dan membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.
3.Rapat semesteran
Rapat semesteran adalah rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan ke depan.
4.Rapat tahunan
Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan setahun sekali.
Menurut frekuensinya, rapat dibedakan menjadi sebagai berikut :
1.Rapat rutin
Rapat rutin adalah rapat yang sudah ditentukan waktunya.
2.Rapat insidentil
Rapat insidentil adalah rapat tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan harus diseleseikan bersama.
Menurut saluran hubungan dalam organisasi, rapat dibedakan menjadi dua macam yaitu:
A.Rapat Vertikal, yaitu rapat antara pimpinan dengan para bawahan dalam rangka pemberian informasi tentang berbagai peraturan atau kebijakan pemimpin, atau dalam rangka pengambilan keputusan. Dalam rapat ini para bawahan diberi kesempatan untuk memberikan saran-saran sehingga dengan demikian pimpinan dapat memberikan motivasi kepada para bawahan untuk berpikir secara kreatif.
B.Rapat Horizontal, yaitu rapat yang berlangsung antara pejabat atau pegawai yang setingkat. Rapat ini diselenggarakan terutama dalam rangka untuk mendapatkan koordinasi dan kerjasama di antara unit yang ada dalam organisasi untuk menghindari adanya duplikasi pekerjaan dan adanya ingkar tanggung jawab dari masing-masing pejabat dalam pelaksanaan tugas.
Berdasarkan pelaksanaannya, rapat kerja dibedakan menjadi dua macam antara lain:
A.Rapat kerja Terpimpin, yaitu rapat dimana pimpinan rapat memegang peran utama dalam pengambilan keputusan. Rapat kerja pimpinan juga dapat berlangsung dalam rangka pemberian penjelasan tentang peraturan atau petunjuk agar dalam pelaksanaannya dapat berlangsung secara serentak dan seragam.
B.Rapat kerja terbuka, yaitu lawan dari rapat kerja terpimpin, dimana pimpinan tidak memegang peranan utama dan para peserta diberi kesempatan untuk memberikan saran-saran positif yang dimilikinya. Rapat semacam ini diselenggarakan untuk mendapatkan sumbangan pikiran.
HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM PENYELENGGARAAN RAPAT
ReplyDeleteDalam suatu kegiatan perkantoran, mungkin Anda akan diminta oleh atasan buat menyiapkan sebuah rapat dinas. Untuk itu, hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan rapat sebagai berikut:
1. Melihat Tujuan Rapat
Perhatikan tujuan atau agenda penyelenggaraan suatu rapat (misal : untuk memecahkan masalah, membuat sebuah keputusan, atau mengumpulkan informasi). Jika belum jelas tanyakan hal tersebut pada pimpinan Anda. Jangan ragu untuk bertanya karena kegiatan pertama ini merupakan kunci bagi langkah penyiapan rapat berikutnya.
2. Mempersiapkan Peserta Rapat
Persiapkan konsep surat undangan dengan baik. Periksa dan pertimbangkan lagi daftar orang-orang yang harus diundang dalam rapat, dengan dasar besar kecilnya kontribusi mereka terhadap agenda rapat. Konsultasikan dengan atasan Anda tentang daftar undangan rapat tersebut, utamanya dalam hal mana yang harusnya perlu atau tidak perlu diundang. Mintalah petunjuk pada atasan tentang siapa yang nantinya akan memimpin jalannya rapat, menjadi moderator (jika diperlukan), serta menjadi notulen rapat. Sehari sebelum pelaksanaan rapat, pastikan kehadiran orang-orang yang diundang dalam kegiatan rapat dinas. Jika tidak bisa hadir, minta mereka dapat mewakilkannya pada orang yang kompeten terhadap masalah yang hendak dibahas.
3. Mempersiapkan Ruangan
Salah satu dari sekian banyak hal yang harus dilakukan dalam rapat adalah mempersiapkan ruangan di mana rapat akan diselenggarakan. Hal ini harus dilakukan sebelum rapat diselenggarakan dan sebelum undangan dikirim keluar kepada para anggota. Ruangan sebaiknya dipilih yang nyaman dan sesuaikan dengan jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat. Kalau melibatkan instansi diluar kantor, check lagi jumlah orang yang akan hadir pada rapat yang hendak diselenggarakan karena akan mempengaruhi jumlah meja kursi yang harus disiapkan sekaligus jumlah snack atau makanan yang hendak disediakan. Atur pula tata letak meja dan kursi sesuai dengan keperluan rapat.
4. Membuat Daftar Acara
Apabila hal yang akan dibicarakan dalam pertemuan yang akan deselenggarakan telah ada, maka acara di dalam suatu pertemuan harus dibuat dan disusun secara sistematis, dengan cara membuat suatu pokok-pokok acara dalam garis besar. Tunjuk orang-orang yang akan duduk sebagai moderator (bila perlu) serta notulen rapat. Rancang acara rapat itu sesingkat mungkin dan kalau bisa sebelum makan siang rapat sudah bisa diakhiri untuk menghemat biaya rapat.
5. Mempersiapkan Bahan Rapat
Bersamaan waktu dengan mempersiapkan undangan kepada para peserta rapat, maka Anda harus juga mempersiapkan bahan yang dipergunakan dalam rapat atau pertemuan dimaksud. Bahan-bahan itu dapat berupa acara atau agenda rapat pada waktu itu, hasil rapat yang lalu, kertas-kertas kerja dari para peserta yang akan dibahas, dll. Sebaiknya bahan-bahan rapat itu sudah Anda fotocopy sejumlah peserta dan sudah siap sehari sebelum pelaksanaan rapat. Kegiatan terakhir ini penting guna memfokuskan peserta dalam kegiatan rapat yang sedang berlangsung. (Dan saya melihat hal ini sering terlupakan oleh penyelenggara rapat dinas, yakni lupa memperbanyak bahan-bahan sejumlah peserta rapat.)
6. Mempersiapkan Peralatan Rapat
ReplyDeleteDi dalam penyelenggaraan suatu pertemuan biasanya dibutuhkan alat-alat yang diperlukan untuk tulis menulis. Anda harus membuat suatu daftar keperluan untuk memenuhi kebutuhan ini. Alat-alat yang biasanya diperlukan dalam hal ini adalah papan tulis, spidol, Flip-chart, Overhead projector atau slide projector, LCD, Tape Recorder untuk merekam jalannya rapat (jika perlu), alat-alat kelengkapan menulis seperti misalnya jepit kertas, klip kertas, perfurator, stapler dengan isinya, gunting, cutter, peruncing pensil, dan lain-lain. Segala sesuatu peralatan tersebut di atas harus telah dipersiapkan oleh Anda dan telah tersedia pada waktu rapat dimulai.
7. Mengirimkan Hasil Rapat
Setelah rapat selesai, maka Anda dapat meminta catatan rapat dari notulen serta mengirimkan hasil rapat berupa notulen tersebut setelah diketik secara rapi dan ditandatangani oleh notulen dan diketahui pimpinan Anda. Untuk hal tertentu hasil rapat dapat diberitahukan melalui pesawat telepon kepada anggota rapat.
8. Melakukan Pekerjaan-pekerjaan Tindak Lanjut
Pekerjaan-pekerjaan yang termasuk dalam tindak lanjut dari suatu rapat biasanya antara lain apabila rapat yang diselenggarakan merupakan rapat yang bersifat periodik, maka Anda dapat mengikutsertakan lembaran atau slip yang meminta keterangan dari para anggota mengenai bisa atau tidaknya ia menghadiri pertemuan yang akan datang. Dari jawaban slip ini, Anda harus telah membuat daftar dari para peserta yang akan menghadiri pertemuan yang akan datang.
BY : Novika Dwi R
syarat rapat kerja :
ReplyDeleteRapat akan menghasilkan tujuan yang diharapkan, jika pelaksanaannya memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
(1) Suasana terbuka
Suasana rapat yang terbuka berarti setiap peserta rapat siap untuk menerima informasi dari siapa pun. Hindari sikap saling mencurigai atau berprasangka negatif diantara sesama peserta rapat. Suasana rapat yang terbuka akan membangkitkan rasa kekeluargaan dan kerja sama yang tinggi diantara para peserta rapat.
(2) Tidak ada monopoli
Dalam suatu rapat, monopoli pembicaraan oleh seorang peserta rapat atau oleh pimpinan rapat harus dihindari. Hal ini akan menghambat jalannya rapat karena rapat menjadi kaku dan peserta rapat menjadi pasif (tidak berpartisipasi). Dalam rapat semua pihak yang terlibat mempunyai hak yang sama dalam mengeluarkan pendapat.
(3) Partisipasi aktif dari peserta rapat
Rapat yang baik apabila para peserta rapat turut aktif dalam memecahkan permasalahan yang dibahas dalam rapat. Peserta rapat hendaknya menjadi pendengar yang baik saat diberikan penjelasan-penjelasan dan harus dapat memberikan sumbangan saran atau pendapat yang positif saat kegiatan tanya jawab atau diskusi.
(4) Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan.
Pimpinan rapat harus dapat memberikan bimbingan kepada seluruh peserta rapat agar mau berperan aktif dalam pelaksanaan rapat. Seorang pemimpin rapat juga harus dapat memonitori jalannya rapat sehingga pembahasan tidak menyimpang dari tujuan rapat.
(5) Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi
Dalam sebuah rapat terjadi perdebatan adalah hal yag biasa, namun jika perdebatan menjadi berkepanjangan dan tidak berdasarkan argumentasi yang benar akan mengakibatkan suasana rapat menjadi panas dan tegang, dan akhirnya rapat akan dimonopoli oleh peserta yang saling berdebat. Oleh karena itu hindari perdebatan yang berkepanjangan. Perdebatan hendaknya berdasarkan alasan-alasan yang kuat atas dasar fakta bukan emosi.
(6) Pertanyaan singkat dan jelas
Pertanyaan–pertanyaan yang diajukan dalam rapat hendaknya cukup singkat, padat, dan jelas sehingga mudah dimengerti oleh seluruh peserta rapat. Pertanyaan yang berliku-liku atau bertele-tele akan membuat pertanyaan menjadi tidak jelas dan cukup menyita waktu. Padahal dalam rapat, waktu sangat berharga sekali.
(7) Disiplin waktu
Membiasakan pelaksanaan rapat sesuai waktu yang telah ditentukan akan membuat para peserta rapat menjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat menjadi lebih tertib.
by : awal nur shodik
Fungsi peserta rapat :
ReplyDeletePeserta rapat juga harus mengetahui dan memahami fungsinya, sehingga rapat dapat berjalan dengan baik. Fungsi peserta rapat adalah sebagai berikut :
1. Sebagai penyumbang pendapat
Umumnya suatu rapat diadakan untuk memecahkan permasalahan yang sedang dihadapi. Peserta rapat harus dapat menyumbang pendapat/ide agar masalah yang dihadapi dapat diselesaikan secara bersama-sama. Semakin peserta rapat yang menyumbangkan pendapatnya, maka semakin banyak masukan yang didapat untuk menyelesaikan masalah.
2. Sebagai penyumbang data
Pendapat yang disampaikan oleh peserta rapat haruslah berdasarkan data-data yang benar dan rasional. Sebagai penyumbang data, peranan peserta rapat sangat penting dalam membantu pimpinan rapat untuk menentukan langkah-langkah yang diambil dalam menyelesaikan masalah-masalah yang dibahas dalam rapat.
3. Sebagai perumus kesimpulan
Semua saran, pendapat, ide dan gagasan dari seluruh peserta rapat tentu perlu dipertimbangkan dan didiskusikan bersama-sama, agar menghasilkan kesimpulan yang diharapkan oleh semua pihak. Oleh karena itu, setiap peserta rapat harus ikut berperan aktif dalam rumusan kesimpulan.
4. Sebagai pembantu pimpinan
Setiap peserta rapat harus mampu membantu pimpinan rapat, agar dapat menjalankan rapat dengan baik dan diperoleh keputusan rapat yang memuaskan semua pihak. Peserta rapat dapat memberikan informasi sebanyak-banyaknya yang dapat membantu pimpinan rapat dalam pengambilan keputusan.
5. Sebagai penerima hasil keputusan
Dengan diadakannya suatu rapat diharapkan dapat diacpai suatu kesimpulan/keputusan yang merupakan hasil kesepakatan bersama dari peserta rapat, terhadap suatu permasalahan yang dihadapi. Oleh karena itu, hasil keputusan ini harus diterima dan dijalankan oleh seluruh peserta rapat dengan senang hati, walaupun mungkin saja itu bukan merupakan saran/pendapatnya.
By : Eko Isyhar (11410276 )
Teknik Bertanya dalam rapat :
ReplyDelete1. Pertanyaan umum
Pertanyaan umum diajukan untuk mengaktifkan seluruh pesertarapat. Semua siajak serta untuk berpikir mencari jawaban dari pertanyaan yang bersifat umum.
Contohnya: Menurut pendapat Saudara-saudara, bagaimana cara promosi yang efektif?
2. Pertanyaan langsung
Pertanyaan langsung biasanya dilakukan oelh pemimpin rapat. Pertanyaan langsung diajukan dengan tujuan untuk memberikan motivasi atau dorongan kepada peserta rapat agar aktif dalam rapat. Pertanyaan langsung berguna untuk menghentikan percakapan pribadi antar peserta rapat. Selain itu tuja berguna untuk meningkatkan rasa percaya diri peserta rapat yang dapat menjawab pertanyaan tesebut.
Contohnya: Saudara Roni, menurut pendapat anda bagaimana cara promosi yang efektif?
3. Pertanyaan tidak langsung/dioperkan
Pada saat ada yang bertanya, pertanyaannya dialihkan atau dipindahkan kepada peserta lainnya yang diperkirakan dapat menjawab atau agar jawabannya dipikirkan bersama oleh forum rapat.
Contohnya: Saudari Tini, tadi saudari Ani menanyakan perihal mengenai open management. Apakah Sadari tahu mengenai itu?
4. Pertanyaan terbuka
Dalam pertanyaan ini, jenis pertanyaan ini diajukan terbuka, yang diungkapkan dalam kata-kata yang bersifat umum. Jawaban dari pertanyaan terbuka dapat bervariasi atau bermacam-macam. Biasanya kalimat tanya diawali dengan kata tanya: apa, bagaimana, mengapa, bilamana, siapa, kapan.
Contoh: Siapakah yang akan mengepalai divisi ini?
5. Pertanyaan mengembalikan
Yang dimaksud dengan pertanyaan mengembalikan adalah pertanyaan dibalikkan kepada orang yang bertanya atau pertanyaan dijawab dengan pertanyaan lagi. Pertanyaan dari peserta rapat dikembalikan kepada peserta rapat yang bertanya atau ditanyakan lagi kepada peserta rapat yang lain, sehingga peserta rapat yang lain ikut aktif memikirkan jawabannya.
Pertanyaan yang dikembalikan kepada peserta rapat berguna untuk memberikan dorongan kepada peserta rapat untuk aktif, kreatif, dan mengembangkan pola cara berpikir yang rasional serta menghindari dialog langsung antara pemimpin rapat dengan seorang peserta rapat.
Contohnya: Saudara A bertanya kepada pemimpin rapat, saudara ketua mengapa promosi tidak dilakukan secepatnya dalam kurun waktu 1 bulan ini? Dijawab oleh pemimpin rapat, menurut saudara A sendiri mengapa promosi tidak kita lakukan pada bulan ini?
6. Pertanyaan faktual
Pertanyaan yang diajukan dengan tujuan untuk memperoleh fakta atau keterangan lain yang sesuai dengan kenyataan.
by : lia mayasari
tipe-tipe peserta rapat :
ReplyDeletePeserta rapat memegang peranan penting untuk mencapai keberhasilan dari kegiatan rapat. Seorang pemimpin rapat hendaknya mengetahui dan memahami tipe-tipe para peserta rapatnya, sehingga mudah untuk memimpin rpat. Tipe-tipe peserta rapat adalah sebagai berikut :
1) Tipe pemberi informasi
Peserta rapat dengan tipe pemberi informasi memiliki ilmu pengetahuan dan wawasan yang sangat luas dan ingatan yang sangat kuat terhadap sesuatu, sehingga sering dijuluki dengan kamus berjalan. Para peserta rapat yang mengalami kesulitan untuk memahami materi pembahasan dalam rapat dapat meminta penjelasan dari peserta rapat yang mempunyai tipe ini.
2) Tipe pemberi semangat
Peserta rapat dengan tipe pemberi semangat memiliki kamauan dan kemampuan kerja yang tinggi, sehingga mampu menggerakkan orang lain. Peserta rapat yang mempunyai tipe ini biasanya memiliki moral dan disiplin kerja yang tinggi sehingga orangnya cukup berwibawa dan disegani oleh siapa saja.
3) Tipe inisiatif
Peserta rapat dengan tipe inisiatif biasanya akan muncul pada saat pelaksanaan rapat menemui kemacetan atau kebuntuan karena kurangnya atau tidak adanya data-data yang jelas untuk menyeleseikan masalah yang dibahas. Pada saat demikian, peserta rapat bertipe inisiatif akan memberi jalan keluar untuk penyelesian yang akan dihadapi.
4) Tipe pemersatu
Peserta rapat dengan tipe pemersatu akan selalu mengusahakan persatuan dan kesatuan jika terjadi perbedaan pendapat di antara para peserta rapat, sehingga sering disebut sebagai juru damai. Peserta rapat yang mempunyai tipe pemersatu biasanya memiliki sifat-sifat penuh pengertian, sabar, toleransi yang tinggi dan berjiwa besar.
5) Tipe penyerang
Peserta rapat dengan tipe penyerang biasanya selalu menentang pendapat atau tidak setuju dengan pendapat peserta lain. Peserta rapat tipe ini gemar menyerang atau menyalahkan pendapat orang lain, sehingga memancing timbulya perdebatan yang panjang dan dapat menimbulkan perpecahan dalam kelompok. Dalam hal ini, seorang pemimpin rapat hendaknya cepat untuk mengambil tindakan agar tidak menimbulkan masalah baru.
6) Tipe perantara
Peserta rapat dengan tipe perantara biasanya akan bertindak sebagai perantara atau penjembatani antara orang/kelompok yang berbeda. Peserta rapat tipe ini membantu memperjelas pendapat peserta rapat lain yang belum jelas, sehingga seluruh peserta menjadi jelas. Tipe peserta ini hampir sama dengan tipe pemersatu yang selalu menginginkan persatuan dan kesatuan dalam pelaksanaan rapat. Peserta rapat dengan tipe ini biasanya pandai bergaul, dapat dipercaya dan memiliki wibawa diantara lainnya.
7) Tipe pendengar
Peserta rapat dengan tipe pendengar biasanya bersifat pasif. Peserta rapat tipe ini hanya berperan sebagai pendengar yang baik. Ia hanya mendengarkan informasi-informasi yang disampaikan oleh pemimpin rapat atau peserta rapat lainnya. Ia tidak suka mengeluarkan pendapat, kritik atau saran dan lebih bersifat pendiam.
By : novika Dwi R
Fungsi Rapat :
ReplyDeleteFungsi penyelenggaraan suatu rapat, yaitu sebagai berikut :
· Untuk memecahkan masalah.
· Untuk menyampaikan informasi.
· Sebagai forum demokrasi, diharapkan peserta rapat berpartisipasi pada masalah-masalah yang dikemukakan.
· Sebagai alat koordinasi yang baik anatara peserta rapat (karyawan) dengan perusahaan/organisasi.
· Sebagai sarana bernegosiasi.
· Ketentuan hukum.Fungsi penyelenggaraan suatu rapat, yaitu sebagai berikut :
· Untuk memecahkan masalah.
· Untuk menyampaikan informasi.
· Sebagai forum demokrasi, diharapkan peserta rapat berpartisipasi pada masalah-masalah yang dikemukakan.
· Sebagai alat koordinasi yang baik anatara peserta rapat (karyawan) dengan perusahaan/organisasi.
· Sebagai sarana bernegosiasi.
· Ketentuan hukum.Fungsi penyelenggaraan suatu rapat, yaitu sebagai berikut :
· Untuk memecahkan masalah.
· Untuk menyampaikan informasi.
· Sebagai forum demokrasi, diharapkan peserta rapat berpartisipasi pada masalah-masalah yang dikemukakan.
· Sebagai alat koordinasi yang baik anatara peserta rapat (karyawan) dengan perusahaan/organisasi.
· Sebagai sarana bernegosiasi.
· Ketentuan hukum.Fungsi penyelenggaraan suatu rapat, yaitu sebagai berikut :
· Untuk memecahkan masalah.
· Untuk menyampaikan informasi.
· Sebagai forum demokrasi, diharapkan peserta rapat berpartisipasi pada masalah-masalah yang dikemukakan.
· Sebagai alat koordinasi yang baik anatara peserta rapat (karyawan) dengan perusahaan/organisasi.
· Sebagai sarana bernegosiasi.
· Ketentuan hukum.Fungsi penyelenggaraan suatu rapat, yaitu sebagai berikut :
· Untuk memecahkan masalah.
· Untuk menyampaikan informasi.
· Sebagai forum demokrasi, diharapkan peserta rapat berpartisipasi pada masalah-masalah yang dikemukakan.
· Sebagai alat koordinasi yang baik anatara peserta rapat (karyawan) dengan perusahaan/organisasi.
· Sebagai sarana bernegosiasi.
· Ketentuan hukum.
By : Reni Apriani